
Gestão eficiente de documentos: como não perder mais tempo! A importância do GED no RH
A importância do GED no controle de prontuários para o gestor de RH
Ei, você que é gestor de RH! Pare um segundo para analisar sua mesa de trabalho.
Quantas pilhas de papel estão ocupando seu campo de visão? Se você constatou a existência de uma folha de papel nem sequer acumulando pó na sua frente, saiba que esse é um hábito nada saudável que, além de atuar como grave desestimulante, simplesmente não existe nas melhores empresas! Não acredita?
Vem comigo para entender como isso é possível.

Atenção RH: se você nunca ouviu falar no GED, está perdendo tempo – e, se tempo é dinheiro, veja imediatamente como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos irá mudar a sua vida!
Na sua rotina:
- Quantas vezes por dia colaboradores de outras áreas vêm até a sua mesa pedir por um documento específico?
- Você fica nervoso só de pensar no tempo gasto até você conseguir se organizar para localizar o tal documento e, depois, ainda ter que parar suas atividades para repassar a informação?
- Quantos dias em média você leva para finalizar um processo de admissão? Mais do que um?
Eis a única razão que torna obrigatória a adoção do Gerenciamento Eletrônico de Documentos na sua empresa!
Se você é daqueles gestores de RH que possuem pilhas e pilhas de documentos acumulando sobre a mesa, é provável que já tenha percebido que, na sua empresa, o RH não está desempenhando seu papel fundamental: focar seu tempo e esforços em agir estrategicamente na gestão de pessoas, já que sabemos que isso influencia diretamente na motivação de todo o time e, consequentemente, no percentual de rotatividade e retenção de talentos.
E preste atenção: se você está acumulando documentos na sua mesa, com certeza outras áreas estão gastando…
- o tempo delas tentando localizar as informações contidas nessa pilha de papéis;
- a atenção de todos se utilizando da comunicação interna pedindo por um documento x – que nem mesmo você sabia ter esse nome! E, finalmente…
- O SEU TEMPO, quando o estagiário vier até a sua mesa pedindo pela informação do contrato y.
Se desesperou? Saiba que você não está sozinho: 68% dos gestores de Recursos Humanos apontam que a falta de controle efetivo de prontuários é o principal entrave à administração eficiente e ao pronto-atendimento de necessidades internas e demandas dos funcionários.

Não se perca mais em meio à milhares de documentos! O GED veio para otimizar o trabalho em equipe, pois nada mais é do que a gestão eletrônica de documentos.
Na era da tecnologia, não é bom para nenhuma empresa que seus talentos percam tempo com atividades operacionais. Sabendo disso, o que podemos fazer para otimizar a gestão de documentos e parar de gastar o tempo que você tem para que você possa focar em coisas mais importantes?
É simples: já passou da hora de adotar o famoso GED!
Mais do que para digitalizar seus documentos, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos serve para aperfeiçoarmos a organização de prontuários. Com o GED, podemos:
- Fazer um check-list eletrônico de todos os documentos necessários para cada atividade: nenhum documento será esquecido!
- Padronizar procedimentos: jamais permita que a falta de treinamento, conhecimento ou foco afete a rotina da sua empresa!
- Controlar pendências: o gerenciamento de prazos permite criar alertas acerca do vencimento de documentos e realizar a cobrança de documentos de necessidade periódica!
- Transmitir e validar informações imediatamente: fortaleça a integração entre equipes!
- Tenha tudo digitalizado: prontuários de funcionários, contratos e documentos diversos que não merecem ocupar o cantinho da sua mesa.
- Arquivar documentos: armazene eletronicamente os documentos que não estão mais sendo utilizados e limpe seu espaço de trabalho!
- Fortalecer a transparência e accountability da empresa: conservar seus documentos de maneira organizada pode evitar perdas e extravios mas, mais do que isso, possíveis fraudes, multas e processos trabalhistas.
Por quê afinal você PRECISA do Gerenciamento Eletrônico de Documentos?
Neste artigo, aprendemos que estamos perdendo tempo, energia e dinheiro ao ignorar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Portanto, se você não quer mais prejudicar a sua empresa, atender prontamente processos de auditoria e fiscalização e desempenhar suas atividades-chave como nunca.
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