Workflow, em português, significa fluxo de trabalho. Em tese, é uma automação de processos de negócio que garante a troca de informações entre todas as áreas da empresa envolvidas, garantindo que a tarefa seja executada para quem for destinada.

As regras são estabelecidas previamente, permitindo que o fluxo de uma pessoa para outra ocorra naturalmente. Isso vale para documentos, tarefas, informações, de acordo com as regras de procedimentos.

O Workflow nada mais é do que a relação entre tecnologia e processos de negócio, conectando os sistemas de TI à cultura das empresas e, portanto, os funcionários aos processos em si.

Portanto, cada passo até a entrega final é importante para que o produto seja entregue corretamente.

Como funciona um Workflow

O sistema Workflow transforma os fluxos de trabalho já utilizados na empresa em processos automatizados. Na sequência, os processos são quebrados em tarefas, que serão distribuídas entre os envolvidos no processo.

A tecnologia é um importante diferencial no desenvolvimento de um bom Workflow. Ela permite que ocorra uma comunicação fluída e clara entre os envolvidos, mesmo que as pessoas sejam de áreas diferentes.

Juntamente com a tecnologia, o planejamento global das atividades deixa muito mais claro como as coisas ocorrem dentro da empresa.

Assim, melhora o engajamento entre os funcionários, que ficam mais conectados e atualizados com os processos.

 Com um software preparado para apoiar o fluxo de trabalho, como softwares de gestão ou BPM , é possível acompanhar todos esses dados dos processos e suas atribuições à equipe responsável por eles.

Com o cruzamento das informações internas e uma visão mais estratégica do negócio, esse tipo de solução ajuda a reduzir gargalos nas operações e melhorar a eficiência operacional dos times.

Para isso, softwares que oferecem metodologias de gestão da qualidade saem na frente na hora da escolha.

Workflow e a Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

O objetivo do Workflow é entregar um serviço da sua empresa com qualidade, independente de quem irá recebê-lo.

Como as atividades são interligadas umas às outras, o monitoramento fica mais claro e fácil de visualizar onde o processo possa ter parado.

O Workflow está no dia a dia das empresas, mas muitas vezes passam desapercebido. As empresas têm fluxos e rotinas definidas, mas não sabem como integrá-los a outros processos internos. Uma outra questão é que a falta de ferramenta ou conhecimento de processos não documenta os fluxos em si. Eles existem, mas não padronizados.

 A solução nestes casos é um sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) , que ajudará a estruturar, mapear e desenhar os fluxos de trabalho.

O interessante ao entender o funcionamento do Workflow é ter visibilidade de como ele atua na otimização dos processos da empresa, para ficar claro como funcionará em conjunto com o GED.

Mas o que é o GED?

O GED é uma tecnologia, que realiza a captação, ajusta, converte e distribui todos documentos relacionados aos processos administrativos, com segurança e agilidade.

 Para as empresas que quiserem aderir a MP 881/2019 (MP da Liberdade Econômica) , que permite a digitalização dos documentos e descarte dos físicos, podem contar também com o GED para a gestão eletrônica desses documentos.

Para implementar um sistema de GED, precisamos entender o fluxo de trabalho do negócio.

É como se estivéssemos montando um mapa mental visualizando quais os fluxos que deveremos percorrer para conseguir as informações necessárias de um processo.

As etapas desse fluxo serão orientadas pelas rotas, papéis e regras.

Da mesma forma que um fluxo de tarefas segue uma ordem pré-definida, os documentos também terão uma ordem pré-estabelecida para serem automatizados nesses processos.

Sistema de Gerenciamento de Workflow

O Sistema de Gerenciamento de Workflow, o SGWF, gerencia todas as etapas dos processos corporativos.

Esse sistema estrutura corretamente os fluxos de uma forma que fiquem claras as atividades e o desempenho dos processos internos, o que aumenta e muito a eficiência e a gestão correta das rotinas.

Seguem alguns formatos de atuação conjunta de Workflow e GED:

Workflow de aprovação

Antes de finalizar qualquer processo, é possível definir um aprovador. Assim toda vez que alguém quiser criar um documento, antes de concluí-lo, o aprovador será notificado e ele finalizará esse fluxo.

Workflow de alteração

Usar filtros nos sistemas de gerenciamento de workflows também é bem comum. Em se tratando de um workflow e GED, pode-se por exemplo, alterar o valor de um índice para “0″ toda vez que ele ficar em branco.

Workflow de exclusão

Esse é um tipo de fluxo que avisa o responsável pelo processo quando alguém exclui seu documento. Isso traz mais segurança e integridade ao processo, visto que uma exclusão errada sem critérios pode causar sérios danos a empresa.

Outro exemplo, quando um lote é digitalizado e fica em branco, ou com as informações ilegíveis, o próprio workflow o exclui também.

Benefícios de usar Workflows no GED

Dentre os principais ganhos com a utilização de um workflow, podemos citar:

• Eliminação de gargalos, reduzindo custos e aumentando produtividade;
• Melhoria do engajamento dos funcionários envolvidos;
• Agilidade nos processos e redução de erros e falhas, e por consequência, desperdícios;
• Divisão igualitária das atividades;
• Melhoria nos processos de decisão;
• Execução da cultura organizacional.

Conclusão

Como as atividades da companhia são sistemicamente planejadas, acompanhadas e a comunicação entre as áreas é muito mais eficiente, e o fluxo de trabalho da empresa é continuamente otimizado.

Independentemente da ferramenta a ser implementada para o desenvolvimento do seu workflow, é fundamental entender que os processos são de extrema importância.

Os processos e os envolvidos são a base que sustentam o crescimento do seu negócio. Processos bem estruturados e monitorados são o primeiro passo para clientes mais satisfeitos e, consequentemente, mais fiéis ao seu serviço.

 E o GED estando em harmonia com um fluxo de trabalho, otimizado e eficiente, melhora o desempenho em diversas áreas das empresas que estão sempre buscando pela excelência.

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