Intranet SharePoint é uma poderosa ferramenta para manter a comunicação da sua empresa em dia, pois, elas são fáceis de utilizar e customizar.
Agora, utilizar apenas a Intranet SharePoint para comunicação interna , sem aproveitar os recursos do próprio SharePoint e do Microsoft 365, é como comprar um IPhone apenas para fazer ligação.
Por isso, neste post, vou te mostrar como aproveitamos a Intranet em SharePoint para manter os documentos da Simbiox organizados e centralizados, permitindo aos colaboradores acessá-los com poucos cliques de qualquer lugar.
Então, vamos nessa.
Nota: a Intranet utilizada neste artigo é a Simbiox Intranet baseada em SharePoint que foi desenvolvida com nossa experiência de mais de 10 anos trabalhando com comunicação interna. Atualmente, a Simbiox Intranet engaja mais de 20 mil colaboradores diariamente e tem cases como esse .
O que é o SharePoint?
Antes de mais nada, caso você ainda não conheça o SharePoint , ele é uma plataforma da Microsoft que permite a criação de portais como intranet e sites, além de funcionar como armazenamento em nuvem de documentos. O SharePoint já é usado por milhares de empresas usuárias do Microsoft 365 (antigo Office 365) .
Mas, por que utilizar armazenamento em nuvem de documentos na Intranet Sharepoint?
Imagine a situação: você está em uma reunião fora do escritório e de repente alguém te pede uma apresentação da empresa. Daí você gasta algum tempo varrendo as pastas do computador até encontrá-la.
Porém, quando encontra, a apresentação está totalmente desatualizada.
Imediatamente você precisa tomar uma decisão: devo ou não mostrar este documento (correndo o risco de passar informações incorretas).
Qual a sua decisão?
Bom, não existe resposta boa nesta situação. Mas poderia ser pior: e se você não encontra o documento? Certamente, não causaria uma boa impressão.
O resultado não seria diferente caso essa situação acontecesse com qualquer outro documento ou até mesmo dentro do escritório.
Agora, se o documento estivesse armazenado em um repositório online, simples de acessar e com a capacidade de mantê-lo atualizado – com certeza, a história seria outra.
Então, como funciona aqui na SimbioX?
A partir das configurações de biblioteca do SharePoint , os principais canais de informações e documentos ficam no menu principal da Simbiox Intranet.
Por exemplo, ao clicar no item “Comercial” você é direcionado para uma área exclusiva:
Assim como na imagem, além de documentos (3) , a equipe comercial pode visualizar o calendário (2) da empresa e a relação de integrantes da área (1) .
Desta forma, o próximo passo para acessar qualquer documento, é buscá-lo dentro das pastas como se estivesse procurando no computador.
Encontre um documento como se estivesse no Google
Além da busca por pasta como mostrado acima, é possível localizar qualquer tipo de documento utilizando o recurso pesquisar da página principal.
O campo de resultados exibe informações como se fosse a página do Google (e isso ajuda na usabilidade), fora isso, você tem uma pré-visualização do arquivo sem precisar acessá-lo diretamente.
Como pode ser visto na imagem, além da pré-visualização (1) é possível utilizar recursos rápidos para enviar arquivos (através de link, 2) ou abrir biblioteca (pasta de origem).
Nota: como a Simbiox Intranet é integrada com Word, PowerPoint e Excel online, várias pessoas podem colaborar em um mesmo arquivo, sendo que a data e autor da última versão são sempre exibidos na ferramenta.
Como encontrar documentos na Intranet SharePoint pelo celular?
Simples, a Intranet em SharePoint é responsiva, isso significa que ela se adapta a dispositivos móveis, como celulares. Desta forma, não há necessidade de download de aplicativos.
Quais tipos de documentos estão no repositório da Intranet?
Praticamente qualquer tipo de documento, mas para ficar mais claro, vou separá-los por alguns departamentos:
- Tecnologia;
- Administrativo e Financeiro;
- Comercial;
- Marketing;
- Faciliteis.
Além disso, é importante lembrar que esse fluxo funciona, pois todos os nossos documentos (digitais ou digitalizados) já foram migrados do File Server para o SharePoint .
Isso mesmo, para utilizar a Intranet em SharePoint como um repositório de arquivos, você precisará antes migrar seus documento para o SharePoint.
Porém, não se preocupe, para entender melhor como migrar definitivamente os documentos da sua empresa para o SharePoint, temos disponível um webinar gravado sobre o tema:
Benefícios de utilizar a Intranet em SharePoint como repositório de arquivos
Fora a facilidade em localizar um documento quando precisa, utilizar a Intranet em SharePoint como um repositório de arquivos traz outros benefícios, tais como:
- Integração com Office (Word, Excel e PowerPoint) garantindo que seus documentos sempre estarão atualizados;
- Segurança e Infraestrutura Microsoft, testada e aprovado por milhões de empresas ao redor do mundo;
- Preparada e atualizadas com leis de proteção como GDPR e LGPD;
- Capacidade de armazenar 30 milhões de arquivos por biblioteca;
- Entre outros.
Como mantemos os arquivos sempre atualizados?
Claro, se os documentos não estiverem sempre atualizados, qual é a vantagem de ter um repositório online para todos da empresa acessarem?
Certamente, nenhuma.
Por outro lado, acessar à Intranet para toda alteração e adição de arquivos não seria nada produtivo. Mas, felizmente é possível contar com um recurso valioso do SharePoint:
Sincronização Off-line:
Com este recurso você pode aproveitar o melhor dos dois mundos:
- Facilidade de criar, alterar e localizar arquivos como se estive usando pastas no computador;
- Organizar, centralizar, manter a segurança e facilitar a busca por documentos utilizando um repositório online.
Isso porque você pode sincronizar as pastas do repositório da Intranet direto no seu computador:
Nota: para ativar este recurso, você precisa do OneDrive instalado e configurado com sua conta de usuário, mas pode ficar tranquilo, o processo é bem simples e rápido.
Agora, sempre que você alterar uma informação no Word, por exemplo, automaticamente ficará salvo também no repositório da Intranet.
Como gerenciamos a segurança e permissões dos documentos?
Imagina um colaborador sem permissão conseguir acessar de dentro ou fora da empresa qualquer documento do RH, correndo o risco de ter acesso a salários e informações sigilosas de outros colaboradores?
Isso poderia gerar inúmeras complicações, ou até mesmo processos milionários para a empresa.
Por esta razão, o recurso de gerenciamento de permissões do SharePoint , permite escolher uma pessoa ou um grupo de pessoas que podem ou não ter acesso a determinadas pastas do repositório, sendo assim, você pode criar regras, como por exemplo: apenas colaboradores do jurídicos podem acessar pastas referente ao “jurídico”.
Nota: essas configurações são avançadas, portanto, apenas administradores do SharePoint pode fazê-las. Consulte seu administrador.
Conclusão
Embora utilizar a Intranet em SharePoint como um repositório de arquivos online não seja sua principal função, aproveitar os recursos do SharePoint que já estão disponíveis podem aumentar o valor do produto através desses resultados:
- Melhorar a experiência de usabilidade para os colaboradores;
- Aumentar o tráfego da Intranet;
- Garantir a segurança de documentos disponibilizados pela empresa;
- Aumentar a produtividade de times concedendo acesso fácil a documentos;
Agora, se você já tem uma Intranet, mas nenhum desses recursos está disponível para você, converse conosco e tenha uma demonstração grátis da nossa Simbiox Intranet.
Além dos recursos mencionados aqui, você contará com mais de 30 benefícios para te ajudar a organizar os documentos da sua empresa e elevar o nível da sua comunicação interna.
