Quem é que não se sente ansioso ou nervoso no primeiro dia de trabalho?

Esses dois sentimentos são os mais comuns quando entramos numa nova empresa e precisamos entender como ela funciona, conhecer os colegas de trabalho, gerentes, sócios e principalmente, como será o seu trabalho.

Há diversas perguntas que um novo colaborador se faz ao embarcar em uma nova oportunidade, outros talvez sejam mais centrados e estejam apenas focados em sua carreira profissional além de sentir qualquer tipo de pertencimento à empresa.

Mas é pensando na experiência do colaborador que a estratégia de apresentar a empresa, seus processos e corpo organizacional vem se tornando algo poderoso.

 Dependendo de como estão os processos da empresa e sua organização, a integração de novos contratados fará a diferença. Além disso, te ajudará a reforçar o employer branding .

Não pare por aqui se quiser saber mais sobre o assunto!

O que é onboarding?

Onboarding trata-se de dar boas-vindas ao novo colaborador, é a hora dele “embarcar” em sua nova jornada e conhecer a empresa e seus processos, além de suas atribuições.

Ele é o mecanismo que integra o contratado à cultura, missão, visão e valores da empresa, capaz de facilitar a adaptação desse novo integrante e o ajude a mostrar todo o seu potencial.

Se você quer alinhar os objetivos da empresa e seus colaboradores, é a partir daqui que isso deve começar!

Assim que um novo colaborador é contratado, cabe ao departamento de gestão de pessoas ou RH iniciar o processo de onboarding, guiando-o em sua nova jornada.

Este processo também ajuda na redução de rotatividade (turnover), ok?

Benefícios de um onboarding eficiente

Mas quais são os benefícios de um onboarding? Ele é tão importante assim?

Sim, ele é muito importante principalmente para acelerar a capacitação do seu colaborador e máxima produtividade.

Agora, vou citar alguns dos benefícios que esse processo traz para a sua empresa:

Integração dos novos contratados

Promova a integração do novo colaborador. Apresente-o a todos da empresa, ajude-o a se encontrar com seus colegas de trabalho, para que ele socialize e comece a se sentir confortável.

De preferência, convide-o a participar de um evento mensal da sua empresa onde estarão todos presentes. Durante esses eventos, além de mostrar um pouco do que vocês fizeram, ele já começa a entender como as coisas funcionam, como é a cultura da empresa.

Esse é o principal ponto do onboarding: integração com a cultura da empresa. Lembre-se disso!

O fato dele estar ciente da cultura empresarial, torna as ações e comportamentos erráticos menos fáceis de acontecer. Contribui para a capacitação e treinamento do seu subordinado durante todo o período que ele estiver contratado.

Aumenta a motivação dos colaboradores

Se você consegue acolher e orientar seu novo colaborador da maneira certa, isso fará com que ele se sinta bem e motivado a iniciar a jornada de novos desafios e ser responsável com suas tarefas.

Lembre-se que caso ele já consiga ter proximidade com seu time (após a integração), essa motivação só irá crescer. A cultura e propósito da empresa estará sempre presente no colaborador, o que facilitará a socialização e bom clima organizacional.

Ajuda na retenção de talentos

Quando você tem um ótimo onboarding, a capacidade da sua empresa de reter talentos é maior.

Por isso, tenho um ponto importante a lhe dizer: apresente todo corpo organizacional da empresa e não apenas os colegas da área/setor do novo contratado.

Ele pode se sentir um pouco excluído das outras áreas e sentir-se fora de tudo o que a sua empresa apresentou. Ele pode até permanecer algum tempo na empresa, mas sentirá que seu perfil não está totalmente alinhado àquele setor que está trabalhando, procurando possíveis vagas em aberto.

Então, para evitar que isso aconteça, nunca se esqueça de apresentar o funcionamento da organização como um todo, e não apenas uma área. Possibilite a clareza do ambiente por completo.

Diminui a rotatividade

Mais um valioso benefício do onboarding.

A redução de rotatividade (conhecido como turnover) também é um ponto importante que acontece quando aplicado um onboarding bem estruturado.

Quando se tem uma alta rotatividade, a empresa gera mais custos extras do que ganhos. Você terá menos produtividade e causará insegurança em todo corpo organizacional se houver muitas pessoas pedindo desligamento.

Se você quer engajar colaboradores e ter lucros, invista bastante no onboarding que apresenta metas, processos bem definidos e que tenha uma cultura forte.

Como criar um processo de onboarding para meus colaboradores?

Esse pode ser um desafio caso você não tenha passos definidos. Então continue lendo que vou te falar um pouco sobre como implementar essa prática na sua empresa.

Defina e planeje os objetivos

Crie objetivos totalmente claros, pois são eles que vão espelhar a sua organização interna e externamente. Mas não esqueça que esses objetivos são definidos de acordo com o perfil do seu negócio.

Por isso, sua empresa deve abranger:

• Qual o período ideal para o processo (quanto tempo o colaborador passará dentro do onboarding);
• Quais ações devem ser utilizadas;
• Quem será o responsável por acompanhar o colaborador;
• Como gerar o engajamento;
• Focar na capacitação e retenção desse colaborador
• Quais recursos poderão ser oferecidos como apoio;
• Entre outros.

Apresente as informações mais importantes ao colaborador logo no primeiro dia. Mas não o bombardeie com TUDO em um único dia!

Comece com informações básicas, porém importantes e que ele nunca deva se esquecer durante sua jornada, sem deixar de fazê-lo se sentir confortável.

Se possível, comece o onboarding dele assim que for aprovado. Envie e-mails dando boas-vindas e com materiais que introduzam a empresa em um contexto que seu novo contratado conheça a organização e processos aos poucos.

Adicione dicas para que ele se dê bem no período de integração.

E você lembra quando eu disse sobre a integração começar durante um evento mensal da empresa?

Pois é! Essa é uma ótima opção para você integrar o novo colaborador com todo o corpo organizacional, não apenas com seus colegas de setor.

Além disso, não se esqueça de fornece as ferramentas necessárias para que o colaborador inicie suas atividades. Entregue um notebook com login e senha, por exemplo, para que ele possa acessar a intranet da empresa e a caixa de e-mail corporativo.

Crie e compartilhe uma documentação de onboarding

De uma melhor forma, você pode criar um material que contenha todo o processo da empresa descrito, além das funções do colaborador. Um material bacana a ser utilizado é o formato e-book.

 Crie esse material juntamente com outros líderes, mas também separando por área. Por exemplo, aqui na Simbiox nós temos a área tech, marketing, comercial e administrativo. Dessa forma, você pode criar um e-book que contenha as mesmas informações gerais e, depois, colocar os itens essenciais por departamento.

Entretanto, você não precisa compartilhar apenas com aqueles que estão entrando na empresa. Compartilhe o documento com os gerentes, sócios e CEOs para que eles estejam cientes do processo de onboarding e como ele deve ser conduzido.

Canais de conhecimento

Capacite e treine seus colaboradores a partir do processo de onboarding, assim eles absorvem o máximo de informações sobre a empresa e ainda desenvolvem habilidades necessárias para o seu crescimento, do departamento e da empresa em si.

Crie canais de conhecimento com cursos, webinars e workshops disponíveis na internet, disponibilizando um login e senha corporativo ou incentivando-os a criar seu próprio perfil nas plataformas.

Deixe-os compartilhar os certificados em seus perfis do LinkedIn, por exemplo. Desta forma, ele reforça seus conhecimentos no currículo e empodera o employer branding da empresa, já que ela está apoiando as novas habilidades e conhecimentos.

Dicas para melhor aproveitamento do primeiro dia do colaborador

O primeiro dia do colaborador é o mais aguardado e uma oportunidade única de começar com o pé direito.

Por isso aqui vão algumas dicas:

Kit onboarding

Esse é um item que enche os olhos dos novos colaboradores e daqueles que veem a sua empresa “de fora”.

Estamos vivenciando um momento em que as pessoas postam nas redes sociais aquele kit lindo recebido em casa, agradecendo a oportunidade de iniciar em um novo emprego e pelo material de trabalho.

 Por isso, aposte em um kit onboarding que não venha apenas o notebook com login e senha de acesso, mas com alguns mimos que farão os olhos do contratado brilharem!

Você não precisa encher uma caixa de itens super elaborados, grandes e tal. Um kit mais simples pode agradar seu colaborador.

Algumas pessoas se perguntam o que pode colocar no kit onboarding, então aqui vão algumas opções:

• Xícara, copo ou garrafa térmica;
• Adesivos personalizados;
• Cartão de boas-vindas;
• Camiseta personalizada;
• Mochila ou ecobag;
• Mouse pad;
• Headset e mouse;
• Caderneta;
• Caneta personalizada;
• Boné, etc.

 A existência desse kit também ajuda a fortalecer o employee experience , a cultura organizacional e recepcionando o colaborador da melhor forma possível. Vai gerar uma sensação de conforto.

Ah! Não esqueça do manual de onboarding, aquele documento que citei ali acima. Quem sabe um livro que será trivial para o conhecimento do colaborador.

Faça um tour pela empresa

Parte fundamental do onboarding, o tour pela empresa ajuda o colaborador a se ambientar e conhecer os espaços do escritório ou do prédio.

Então, separe um momento para levar o colaborador em cada ambiente do local, apresentando salas de reunião, de convívio, copa e/ou cozinha, refeitórios, entre outros.

E se você não tiver feito um evento de integração, esse é o momento de apresentar o novo colega de trabalho a todos da empresa. Leve-o para conhecer todos os demais setores e restante das pessoas da organização.

Apresente seus nomes e cargos.

Esclareça processos, metas e políticas

Deixe claro as políticas de RH como os benefícios oferecidos, data de pagamento e, principalmente, plano de carreira – caso sua empresa tenha.

Caso esteja rolando alguma campanha de endomarketing, já deixe o colaborador à par para que ele também participe e se adapte ainda mais. Apresente as metas da empresa e de desempenho desse colaborador.

Não esqueça de nenhum ponto importante no qual ele deva ficar sabendo!

Desde que seu colaborador saiba como agir e quais são os objetivos a serem atingidos, tudo dará certo.

Para concluir o assunto...

Lembre-se que esse processo do primeiro dia do colaborador é muito importante e pode desencadear vários estímulos ou decepções. Desde que bem estruturado, você manterá colaboradores engajados e contentes de pertencer ao seu time.
Utilize também, notícias na intranet para comunicar quem são as novas pessoas, em qual área entrarão, suas funções e metas. Já deixe os colaboradores mais antigos sabendo das novidades.
Tenha os acessos a documentos e outros itens de forma fácil e simples de encontrar. Isso ajudará não somente o novo colaborador, mas na experiência geral da organização.
O onboarding é uma ótima oportunidade de fidelizar colaboradores desde o primeiro contato e garantir vantagem competitiva no mercado.
Por isso, torne tudo uma experiência única!

Saiba mais como a Simbiox pode colaborador na jornada de onboading com a intranet Hywork