Entenda o que é indexação de documentos

Antes de tudo, temos que explicar o que é indexação. Trata-se do ato de descrever um documento e classificá-lo de acordo com o seu assunto.

Isso para facilitar o acesso rápido à informação caso haja necessidade de recuperá-lo rapidamente em algum sistema ou catálogo digital.

Parte integrante do tratamento documental da informação, a indexação serve para identificar o conteúdo de documentos, reconhecendo os termos que representem ou o referenciem, de uma forma que ajude durante a recuperação do dado em um sistema que faça essa recuperação da informação.

Portanto, é a correta indexação dos documentos digitais que permitirá que os mesmos possam ser acessados sempre que for necessário, através da filtragem das informações até atingir o resultado desejado.

A indexação é um processo tão importante que foi promulgada a lei da Digitalização,  Lei N º 12.682  , datada de 09 de julho de 2.012, que estabelece que as empresas adotem o sistema de indexação para permitir a precisa localização de um documento.

A indexação possui três métodos:

• #1 Indexação manual:  a que possui maior chance de erro, por ser manual e demorada na execução.
• #2 Indexação semiautomática:  processo que já utiliza fontes de dados externas, criando vínculos de dados externos e os índices dos documentos, facilitando o processo e minimizando os erros.
• #3   Indexação automática:  nesse caso, um sistema de GED atua sobre os documentos, extraindo todo o conteúdo identificável, e indexando o documento guardando os dados para outras pesquisas.

A indexação possui várias etapas: análise e segmentação dos conteúdos, sintetização e construção do texto de acordo com os conceitos pré estabelecidos e por fim, a representação da linguagem documentária, que auxilia no encontro de qualquer documento.

A melhor forma e mais moderna de gerenciar toda essa documentação é utilizando uma plataforma de  GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) , onde os arquivos são organizados por meio de índices, de forma digital.

A indexação de documentos é essencial na gestão de arquivos eletrônicos, pois facilita a vida do usuário ajudando a encontrar documentos em poucos segundos, ganhando muito em produtividade e agilidade nas tarefas do dia a dia.

Isso porque o GED permite a busca por vários formatos e digitando uma parte do nome do arquivo ou algum caractere contido nele, com isso, o documento é encontrado sem grandes dificuldades.

Como acontece a indexação de documentos?  

Boa parte dos documentos possui um padrão e esse padrão pode ser indexado e arquivado.

Imagine os documentos de  admissão  e do dia a dia de todos os colaboradores de uma empresa, catalogados de forma eletrônica. Facilita bastante o trabalho, certo?

A indexação se inicia com a identificação de índices para um determinado formato de documento.

Usar metodologias de  arquitetura de informação  podem ser úteis na organização dos dados, visto que a AI organiza os itens de um sistema de uma forma mais lógica, conectando onde e a quem deverá ser conectado.

Usemos como exemplo o RG. Os campos padrão que podem ser indexados são:

• Número RG;
• Data expedição;
• Nome da mãe;
• Nome do pai

Entretanto, não é necessário guardar esses documentos eternamente, nem tampouco pode-se descartá-los no curto prazo. Um outro exemplo de índice, é justamente o prazo de guarda e a destinação final dos documentos, determinados na  tabela de temporalidade documental .

Novamente, é a solução GED que flexibiliza essa indexação de diferentes tipos de documentos e necessidades.

Como os documentos digitais são indexados?  

Existem vários modos de indexar documentos e arquivos digitais, porém esse processo irá mudar de uma empresa para outra.

Documentos como contratos, notas fiscais, RG, CTPS, holerite, e muitos outros podem ser indexados e facilitar muito o dia a dia de departamentos como: Financeiro e Departamento Pessoal, que dependem do manuseio dessas informações constantemente.

Após concluídas todas as etapas de digitalização, o documento será indexado baseado no planejamento realizado previamente.

 Inicialmente os documentos são digitalizados e por meio de uma padronização, é aplicado o OCR (Optical Character Recogntion).

Posteriormente, é feita uma auditoria manual, onde serão comparadas as páginas e a indexação realizada.

Com toda essa digitalização, o volume de papéis circulando cai drasticamente, mas passam a ser armazenados em um ambiente virtual seguro de fácil manuseio e disponibilidade aos integrantes da equipe. Além de evitar o risco de extravio ou deterioração dos documentos.

Por isso a indexação de  metadados  é um procedimento que deve ser seguido à risca conforme todas as definições do decreto  10.278/20 .

O decreto 10.278/20 rege as regras e técnicas para a  digitalização dos documentos públicos e privados , garantindo que os documentos digitalizados tenham a mesma validade jurídica da sua versão física.

Após indexados os documentos, são configurados os índices, para facilitar o gerenciamento da informação. Isso facilita o manuseio futuro, já que o sistema o identificará por todas as suas características pré-definidas.

A conversão dos documentos físicos para o digital agiliza a consulta dos dados pelo computador ou dispositivos móveis. Porém, é importante sempre manter os arquivos organizados de acordo com o assunto, de forma a agrupar os processos correlacionados.

A indexação de documentos abrange tanto a necessidade de guardar os documentos em um local seguro quanto organizá-los automaticamente. O objetivo final é entregar resultados de busca intuitivos que tragam ao usuário os documentos que ele necessita consultar.

Principais ganhos da indexação de documentos

Além da garantia de segurança e disponibilidade dos documentos, os maiores ganhos da indexação estão na disponibilidade dos dados de forma rápida e intuitiva.

Com poucos dados como nome ou o tipo do documento, o sistema trará imediatamente as informações solicitadas. As suas pastas físicas de guarda de documentos serão organizadas de forma virtual, catalogando no formato que for desejado.

Por isso é tão importante a utilização de um software de gestão eletrônica de documentos seguro que apoie nessa organização e busca automática, apresentando os documentos que o usuário realmente necessita consultar, de forma permissionada, conforme as regras de compliance estabelecidas pelos responsáveis.

Isto significa que só serão disponibilizados os documentos com o tipo e índices que estiverem atrelados aos usuários e senhas pré determinadas.

A sua empresa utiliza algum software para gerenciar o  arquivamento dos documentos digitais   e indexação de documentos?

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Além da redução de tempo e custos na gestão dos arquivos eletrônicos, há o ganho na agilidade e produtividade das tarefas administrativas.

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