Intranet corporativa é uma forma inteligente de você centralizar a comunicação interna da sua empresa. Então, não espere mais para ler este artigo.

O que é Intranet Corporativa?

Intranet corporativa  é uma forma inteligente de você centralizar a comunicação interna da sua empresa. Afinal, um sistema de intranet oferece as ferramentas essenciais para gestão eficiente da comunicação empresarial. Então, para você entender melhor como funciona uma intranet, ver exemplos e descobrir qual é a melhor opção para sua empresa, continue lendo.

Pois, neste artigo da   SimbioX , especialista em comunicação interna, você vai saber tudo sobre intranet corporativa. 

Preparado(a)? 

Diferença entre Internet e Intranet

De onde vem o termo "Intranet"?

A palavra intranet é uma derivação de internet, mas no sentido oposto. Ou seja, enquanto a internet é a rede mundial de computadores, a “Intranet” é um sistema fechado exclusivos para pessoas com acesso.

Por esta razão, é normalmente associada a empresas, porém, universidades, governo e outras organizações também usam esse tipo de tecnologia.

O que é uma intranet corporativa e porque essa plataforma é tão importante para qualquer empresa?

Intranet e a Comunicação Interna

Intranet corporativa é um sistema de informações internas da empresa.

Lá, por exemplo, a empresa consegue:

• Publicar notícias internas; 
• Falar sobre novidades; 
• Fazer pesquisas internas; 
• Entre outras coisas.

A intranet é um ambiente para manter os colaboradores informados, engajados e sintonizados com a empresa. Afinal, a intranet também é um espaço de interação entre colaboradores.

Agora, para acessar uma intranet corporativa, basta o colaborador ter acesso à intranet, pois o sistema é 100% online.
Ah! Também é possível acessar a intranet usando celulares ou tablets.

Benefícios de uma Intranet Corporativa

Intranet para Comunicação e Engajamento de Colaboradores

Um sistema de intranet é uma forma profissional de reduzir os principais problemas de comunicação de uma empresa, por exemplo:

• Descentralização da comunicação 
• Baixo engajamento do time
• Ruído na comunicação
  
  

Intranet para Gestão de Conteúdo Corporativo

Os benefícios de uma intranet, incluem:

• Centralizar a comunicação da empresa e facilitar a conversa entre empresas e colaboradores;
• Oferecer um espaço de informação e interação social para aumentar o engajamento do time;
• Cria um canal confiável de informação da empresa. 
  
  

Intranet para o Departamento de Recursos Humanos

Fora este, a intranet também é um canal para organizar o conteúdo da empresa (documentos) e facilitar a execução de atividades internas, como:

• Solicitação de férias 
• Pedidos de reembolso de despesas
• Consulta de holerites 
• Busca por contatos internos

Tudo mensurável e digital.

Assim, os gestores têm acesso a uma plataforma completa para aumentar o alcance da comunicação, engajamento e produtividade do time.

Para que serve uma Intranet Corporativa?

Intranet empresarial   (ou corporativa) são usadas por empresas para centralizar a comunicação e manter seus colaboradores informados. 

Portanto, podem ser usadas por qualquer tipo de empresa (inclusive pelo governo).

Ou seja, empresas de tecnologia, indústrias, varejo e as demais são potenciais beneficiárias desse tipo de solução.

Ok, mas como criar uma intranet corporativa para sua empresa? 
Veja a resposta a seguir. 

Intranet é uma ferramenta "Ultrapassada"?

Intranet continua sendo uma das melhores opções para centralizar a comunicação e despertar o engajamento interno. Com o tempo, essa ferramenta ganhou recursos atualizados para se adaptar à cultura das empresas.

Por exemplo, já é possível incluir recursos de rede social, vídeos, fluxos de trabalhos e outros serviços de RH e Comunicação.

Atualmente, a intranet funciona como um portal de serviços de RH e Comunicação para empresas organizar e centralizar a comunicação.  Por outro lado, intranet por definição é como se fosse um site de internet.

Sendo assim, ela é tão elementar para o objetivo de comunicação interna, quando um site é para comunicação externa. 

Como criar uma Intranet Corporativa?

Ter um sistema de intranet é investir na   comunicação da sua empresa. É uma ferramenta para reduzir ruídos, engajar e centralizar a comunicação interna.

Dito isso, as empresas costumam buscar uma intranet para subsistir o uso do e-mail ou reduzir a comunicação informal pelo WhatsApp.

Então, trocar uma comunicação simples via e-mail ou WhatsApp por um sistema de Intranet, exige investimento em um plano de comunicação.

Afinal, você deseja ter seus colaboradores usando e aproveitando todos os recursos da sua intranet corporativa, certo?

 Se você ainda tem dúvidas sobre como montar um plano de comunicação interna, confira esse artigo 9 ferramentas essenciais para seu Plano de Comunicação Interna .

Agora sim, se você quer entender como criar uma internet corporativa, veja essas opções:   

1) Contratar um freelance


Sim, um  freelance é uma boa escolha  para construir uma intranet para sua empresa. Pois, neste caso, o programador freelance pode deixar a intranet “a cara” da sua empresa.

Ou seja, você personaliza toda identidade visual e aproveita cada elemento para criar conexão com seus colaboradores.

A desvantagem é a manutenção.

Imagine que o programador desenvolveu sua intranet em WordPress. Apesar se ser um sistema de fácil configuração, ainda é preciso conhecimento técnico para personalizar algumas coisas.
 

Neste caso, você arriscará depender do programador freelance. Por outro lado, se sua empresa já tem equipe de desenvolvimento, o trabalho fica mais fácil. Entretanto, o colaborador que desenvolveu pode sair da empresa e dificultar o processo de manutenção.

Contudo, se sua empresa é pequena (até 30 colaboradores) e você planeja fazer poucas atualizações (publicar notícias, por exemplo), esta é uma boa opção.

2) Contratar um fornecedor de intranet corporativa 

A segunda opção é contar com uma  empresa especializada em comunicação interna. Com isso, você terá um sistema já testado e preparado para atender as principais necessidades de comunicação interna.

Há diversas opções - inclusive algumas com intranet app, ou seja, um sistema de intranet acessível pelo celular. Se você tem dúvidas de qual fornecedor escolher para sua empresa, fique até o final, pois reservamos um presente para você.

Mas, antes disso, que tal ver alguns exemplos de intranet corporativa para se inspirar? 

Exemplos de Intranet

Se há uma dica de sucesso para uma intranet, ela é: 
"Sua intranet precisa ser "a cara da sua empresa."

Em outras palavras: intranets de sucesso são personalizadas para se adequar a cultura, identidade e valores da empresa. 

Pensando nisso, separamos alguns exemplos de intranet corporativa para você se inspirar.

1) Intranet Vivara

A Vivara, loja especializada em joias, batizou sua intranet de Conecta. A ideia era criar um sentimento de aproximação entre os colaboradores e a empresa.

Além disso, a empresa personalizou a intranet pra transmitir sua identidade visual. Para aumentar o engajamento, a estratégia da Vivara foram ações de endomarketing. Por exemplo, a empresa criou uma galeria de fotos para o Dia dos Namorados.

Então, pediu aos colaboradores enviarem fotos de casais com os temas:

• Românticos 
• Caseiros 
• Aventureiros 

Daí, a equipe interna organizou e publicou as fotos na intranet.

 
Outra ação que ficou popular na empresa foi a área “tempo de casa”. Lá, a empresa celebra os colaborados que atingiram a marca de 5, 10, 15 e 20 anos de casa.

Confira aqui o artigo completo com a experiência da  Vivara   com intranet corporativa: Case de sucesso: Vivara e a SimbioX Intranet .

2) Intranet Duosytem

Duosystem é uma startup do mercado de saúde. A intranet da empresa foi pensada para manter o colaborador sempre informado, pois esse era um dos desafios da empresa.

Por isso, a intranet da  Duosystem  destaca as notícias recentes e os atalhos para serviços internos, como: assinatura digital de políticas internas.

3) Intranet AACD

 A AACD precisava de uma intranet para conectar os mais de 3.200 voluntários e colaboradores. O foco da empresa é engajamento interno por meio de campanhas, como setembro amarelo e novembro azul.

Descubra mais detalhes sobre como foi experiência da AACD com a intranet corporativa no vídeo abaixo:

4) Intranet Allianz

A  Allianz  queria despertar o senso de pertencimento da equipe, por isso, destaca na sua intranet a galeria de fotos e vídeos. Lá, o colaborador visualiza fotos de eventos (online e físico) e pode deixar comentários.

Aliás, na Allianz os colaborados gostam tanto da intranet que a consideram um dos melhores canais de comunicação interna. 

Quer mais detalhes sobre como a Allianz usa internet? Confira:

Formas de usar a Intranet Corporativa na sua empresa

Você já viu alguns exemplos de intranet para empresas, mas afinal, como uma empresa pode usar uma intranet corporativa?Veja a seguir 12 dicas simples:

1) Publicar comunicados internos 

Sim, um sistema de intranet para empresas também é fonte de informação contínua para os colaboradores. 

Agora, qual tipo de notícia funciona melhor em uma intranet?

Todo tipo de notícia que serve para passar uma mensagem importante, informar ou fortalecer a cultura da empresa. 

Veja, por exemplo, algumas notícias publicadas na intranet aqui da SimbioX.

Dica: para usar uma intranet corporativa para publicar notícias, considere:

• Linguagem da comunicação; 
• Valores e propósito da empresa; 
• Cultura. 

Por fim, publique notícias de entretenimento. 

Sim, entreter os colaboradores com notícias sobre curiosidades e brincadeiras ajudam no engajamento e na retenção de informação. 

2) Notícias 

Comunicados internos servem para passar uma mensagem rápida e importante para os colaboradores, por exemplo:

• Aviso sobre treinamentos obrigatórios; 
• Comunicado sobre emenda de feriados; 
• Eventos internos. 

Sendo assim, a intranet funciona para conectar a mensagem da empresa com o colaborador. 

3) Intranet para organizar o conteúdo corporativo (documentos) 

É possível usar a intranet como repositório de documentos?

Claro, especialmente se a intranet for baseada na tecnologia Microsoft SharePoint.

Essa tecnologia permite transformar sua intranet em um repositório de documentos digitais. Ou seja, além de usar recursos centrais como notícias e comunicados, você pode armazenar documentos de toda a empresa.

Dessa forma, sua empresa pode armazenar documentos, como:  

• Prontuário de colaboradores; 
• Arquivos comerciais; 
• Documentos financeiros; 
• E vários outros.

A vantagem de organizar o conteúdo corporativo na intranet é a centralização da informação. Isto é, com documentos centralizados ninguém ficará perdido onde procurá-los.

Em outras palavras: uma intranet com armazenamento de documentos substitui sistemas de GED (Gestão Eletrônica de Documentos).

4) Intranet para publicar fotos e vídeos

Se existe um recurso de engajamento instantâneo em um sistema de intranet, ele se chama: galeria de fotos e vídeos. Afinal, quem nunca ficou ansioso para conferir as fotos pós eventos ou festas da empresa?
O sentimento de pertencimento ao se ver em fotos e vídeos da empresa é um dos motivos que fazem esse recurso funcionar tão bem.
Aqui na SimbioX, por exemplo, a área mais acessada da intranet é a página de fotos da última confraternização:  Dica: se pretende investir em uma intranet, capriche na galeria de fotos e vídeos.

5) Use a intranet para treinamento de funcionários

Intranet, como dito neste artigo, é um instrumento para centralizar a comunicação e engajar colaboradores.
Mas, além disso, uma intranet pode ser usada como uma universidade corporativa.  Como assim?
Nas melhores intranet do mercado você consegue criar e postar vídeos internos como se fosse um  YouTube Corporativo. Por exemplo, aqui na SimbioX usamos o Microsoft Stream integrado com a intranet.
O  Microsoft Stream  é uma plataforma de vídeos semelhante ao YouTube, porém, focada em empresas. Isto é, o conteúdo produzido e publicado no Microsoft Stream é visualizado apenas pela empresa.
Sabendo disso, criamos uma trilha de conteúdos no Stream, como:

• Gravação de eventos internos; 
• Tutoriais; 
• Workshops. 

Daí, inserimos os vídeos produzidos por lá direto na home da intranet, como no exemplo abaixo:

Na prática, o colaborador consegue acessar quaisquer vídeos com apenas um clique (ao acessar a intranet).

6) Intranet para realizar pesquisas internas

Publicar conteúdos de interesse dos seus colaboradores é o grande segredo de qualquer intranet. E só existem um jeito de fazer isso: descobrir o que interessa seus colaboradores.
E para isso, o caminho mais fácil e rápido fazendo perguntas por meio de pesquisas internas na intranet.
Se você está se perguntando qual tipo de pesquisa usar em uma intranet, segue algumas dicas:

• Pesquisa de clima 
• Pesquisa de engajamento 
• Pesquisas de satisfação 
• Sugestões e ideias 
• Avaliação de desempenho 
• eNPS (Employee Net Promoter Score)

Além dessas, invista também em enquetes, por exemplo:

• Curiosidades sobre a história da empresa; 
• Datas comemorativas (setembro amarelo, novembro azul...); 
• Votações.

A vantagem de usar pesquisas na intranet é, mais uma vez, a capacidade de centralizar toda documentação. Em algumas intranets é possível integrar a intranet com formulários do Microsoft ou Google Forms.   

7) Intranet para agendar posição de trabalho

O retorno aos escritórios pós quarentena causada pelo COVID-19, exigiu reorganização da logística das empresas. Especialmente para manter o ambiente de trabalho seguro e higienizado.
Para isso, é preciso identificar quem irá ao escritório durante o expediente. Assim, é possível manter o distanciamento seguro e proteger os colaboradores de novas contaminações.
Pensando nisso, uma forma inteligente de usar a intranet é disponibilizar o agendamento de posição de trabalho.
Na prática, o colaborador entra na intranet para escolher o dia e horário ao qual irá para o escritório. Então, o próprio sistema informa se há vagas disponíveis (considerando a limitação do escritório).
Veja na imagem abaixo um exemplo dessa aplicação:

8) Intranet para promover a troca de elogios

Sua intranet pode ser uma central para aumentar a moral do time. Afinal, quem não se sente mais motivado após receber um elogio?  Imagine usar sua intranet para promover esse tipo de ação?!
Aqui na SimbioX usamos a intranet como uma central de elogios.
Lá, o colaborador publica um elogio que pode ser visto por toda empresa. Além disso, replicamos os elogios no Microsoft Teams para enviarem likes e comentários.

9) Intranet para engajamento de colaboradores

  Você precisa de um conjunto de ações para manter seus  colaboradores engajados  usando a intranet. Para isso:

• Mantenha a área de notícias atualizadas. A área de notícias é como um jornal: ninguém lê o do mês passado;
• Quando programar alguma ação interna, sempre divulgue as informações na intranet e compartilhe o link em outros canais de comunicação; 
• Se sua intranet não tem um nome, faça uma pesquisa para seus colaboradores escolherem e votarem nas melhores opções.

Ainda há outras opções, porém se começar com essas já está na vantagem.  

10) Intranet para Comunicação Interna

  Intranet corporativa é uma ferramenta profissional de comunicação interna, portanto, para usá-la com esse objetivo, veja essas dicas:

• Pulique comunicados, notícias, avisos e informações; 
• Tenha um espaço para o colaborador enviar feedbacks e sugestões; 
• Quando possível, mantenha o uso da intranet descentralizado, ou seja, todos com autorização podem publicar; 
• Oficialize a intranet como canal oficial de comunicação interna.

 11) Intranet para Endomarketing

  Intranet é uma plataforma ideal para  ações de endomarketing.  Então, aproveite para:  

• Criar campanhas em datas comemorativas
• Publique desafios com recompensas, por exemplo: praticar atividade física, estudar ou abrir a câmera em videoconferências 
• Tenha um espaço para comentários e “likes” nas ações internas 
• Desenvolva e lance um calendário de endomarketing com a prévia das atividades do mês, trimestre ou ano.

12) Intranet com integração com Chats e outras plataformas 

É possível integrar sua intranet com plataformas de  chat corporativa e plataformas de produtividade e gestão no trabalho.
Para isso, procure intranets com integrações prontas com ferramentas como o Slack ou Trello, ou, com a capacidade de conectar usando sites como o   Zapier .
Uma opção fácil de integração são as intranets em Sharepoint, pois elas já são conectadas com os aplicativos Microsoft (Excel, Word...). Por exemplo, aqui na SimbioX integramos nossa intranet com: 

• Microsoft Forms: para criar e publicar pesquisas 
• Microsoft Stream: para criar um canal de treinamento de funcionários 
• Power BI: para construir e divulgar indicadores de desempenho

Intranet e Rede Social Corporativa: Qual a Diferença?

Redes sociais corporativas e intranet , são a mesma coisa?
Essa é uma pergunta frequente para quem procura um sistema de comunicação interna. Apesar da semelhança, intranet e rede social corporativa têm algumas diferenças.
A primeira (intranet) é como se fosse um site da empresa exclusivo para colaboradores.
Já a rede social corporativa, é como se fosse uma rede social (tipo Facebook) para os colaboradores.
Assim, a intranet é focada em notícias, serviços internos e informação, e a rede social corporativa na interação entre usuários. Mas, uma não exclui a outra. Há como aproveitar o melhor das duas ferramentas na sua comunicação interna.    Como?  Veja esse artigo completo sobre a diferença dessas ferramentas e descubra como aproveitar ambas no seu plano de comunicação interna:

Qual a diferença entre internet, intranet e extranet?

Intranet é um sistema fechado com acesso limitado aos participantes de uma organização. Já internet é a rede mundial de computadores baseadas em protocolos IP e TCP.
Em outras palavras, é um sistema aberto a qualquer pessoa com acesso à internet.   E a extranet?
Trata-se de uma rede privada que usa a internet para compartilhar informações de uma empresa com público externo, como: fornecedores e clientes.
É como se fosse um sistema de intranet para clientes e convidados de uma empresa.

Intranet empresarial, Intranet Corporativa e Sistrema de Intranet, tem diferença?

Na verdade, todas são sinônimos de intranet.
Rede Social Corporativa   substitui uma intranet?  Elas são complementares.
Intranet é um canal para centralizar a comunicação da sua empresa, ou seja, substituir e-mails e outros canais não oficiais.
Por outro lado, a rede social corporativa estimula o compartilhamento de informações entre os colaboradores (igual ao Facebook, Instagram e LinkedIn).

Como acessar à Intranet pela Internet?

Primeiro, você precisa de um login e senha oferecido pela empresa.
Com isso em mãos, basta acessar a URL da sua intranet (também informado pela empresa) com uma conexão à internet. Em algumas empresas precisará de uma Virtual Private Network (VPN) para acessá-la.

Qual a melhor tecnologia para criar uma Intranet?

  Primeiro, você precisa escolher uma tecnologia, como: SharePoint, PHP ou Wordpress. Em seguida contrate um desenvolver web externo ou peça ajuda para equipe interna (se estiver disponível).   Agora, a opção mais rápida e fácil é contratar uma empresa especializada em intranet.   Como criar uma Intranet em Sharepoint

SharePoint  é uma plataforma de criação da  Microsoft . Por meio dela, é possível criar sites, programas e, claro, intranet.
Existem duas maneiras de criar uma intranet em Microsofot SharePoint 365.
Na primeira, basta acessar o SharePoint e ir selecionar “sites”.
Na sequência, escolher a opção “criar um site” e depois “site de comunicação”. A partir daí, é só personalizar o site com notícias e informações.
Essa opção é limitada aos recursos nativos da ferramenta, portanto, sem customizações.
Na segunda opção, você precisará de um parceiro especializado em SharePoint. Neste caso, você dispensa a necessidade de ter conhecimentos técnicos em SharePoint.
Por exemplo, a SimbioX Intranet é uma intranet em Sharepoint.

A vantagem nesse caso (além das mencionadas) é a capacidade de integrar a plataforma com os aplicativos do Microsoft, como:

Excel 

Microsoft Teams  

Stream (Microsoft) 

Power BI 

Entre outros.

Como criar uma Intranet Corporativa Grátis?

Existem poucas opções para criar uma intranet corporativa grátis na internet, sendo que todas elas oferecem recursos limitados.  Portanto, são ideais para empresas pequenas.
Agora, empresas médias e grandes vão precisar de recursos personalizados, porque a própria cultura da empresa exige adaptações na comunicação.
Nota: em nossa experiência, empresas acima de 50 colaboradores já podem se beneficiar de uma intranet. Neste caso, o recomendado é procurar uma intranet profissional com a capacidade de personalização.

Conheça a Intranet Corporativa Personalizada da SimbioX 

A SimbioX Intranet é uma plataforma para engajar, centralizar a comunicação interna e despertar o senso de pertencimento no seu time.
Quer testar a ferramentas e falar com um especialista  SimbioX Intranet Corporativa Personalizada? Entre em contato e agende uma conversa.