Organizar documentos faz parte da rotina de toda empresa em crescimento. Afinal, desde o fechamento de uma venda até a admissão de um novo colaborador há empresa imprimi e guarda documentos.
Assim, o cuidado na organização de documentos aumenta à medida do crescimento da própria empresa.
Até então, tudo bem.
Porém, o desafio é quando há muitos documentos acumulados a ponto de dificultar sua localização.
Neste caso, a empresa perde produtividade e corre risco de receber multas do governo (por perder documentos de fiscalização). Por isso, empresas de alto desempenho valorizam a organização e segurança de seus documentos.
Mas, qual é o melhor método de arquivamento para organizar, proteger, encontrar facilmente e compartilhar documentos da minha empresa?
Fique conosco, pois neste artigo vamos te ajudar a responder a essa dúvida e te mostrar o caminho certo para organizar os documentos da sua empresa.
Continue acompanhando…
Números impressionantes sobre a produção de documentos nas empresas:
- A produção de documentos nas empresas cresce 25% ao ano;
- Entre 3% e 5% dos arquivos de uma empresa são perdidos ou extraviados;
- Refazer um documento perdido custa cerca de US$ 120;
- 67% dos dados perdidos são diretamente relacionados a erros dos usuários;
Fonte: Gartner Group, AIIM, US Dept of Labor, Imaging Magazine, Coopers & Lybrand
Desafios gerados pela desorganização de documentos
Acumular documentos começa antes da empresa abrir as portas.
Afinal, é preciso registar CNPJ, validar contrato social e por aí vai…
E isso só aumenta à medida em que a empresa começa a emitir nota fiscal e prestar conta para Receita Federal, INSS, Ministério de Trabalho e outros órgãos do governo.
Quando se dá conta, há documentos espalhados por todo canto.
Se por um lado o crescimento da empresa faz alegria de empresários, por outro, gera dor de cabeça na hora de prestar contas, passar por auditorias e fiscalizações.
Infelizmente é só nesta hora onde a empresa percebe quanto a desorganização dos documentos prejudica sua operação. Pois, achar um documento se torna estressante.
Fora isso, existe também o risco de degradação natural. Isto é, o documento envelhece e se destrói ao longo do tempo.
Sem falar no manuseio do papel.
Pois, o simples gesto de pegar um documento com as mãos, transfere para o papel uma substância química capaz de acelerar o processo de deterioração.
Pois é, parece que nada ajuda. Concorda?
Porém, organizar os documentos da sua empresa corretamente evita todos esses problemas. Por isso, nos próximos tópicos você verá algumas dicas importantes para te ajudar a organizar os documentos da sua empresa.
Continue lendo.
Afinal, como organizar documentos de uma empresa?
Percebeu como a desorganização de documentos é o vilão de empresas em crescimento?
Ok, mas qual a melhor forma de organizar documentos da minha empresa?
Confira as dicas:
Se possível, digitalize
A melhor forma de organizar seus documentos é mantê-los seguros e acessíveis por meio da digitalização.
Esse processo converte os documentos físicos em arquivos do tipo PDF ou PNG.
Isso porque, a digitalização protegerá seu documento de manuseio físico, pois uma vez digitalizado, basta acessar um sistema de gestão eletrônica de documentos para encontrá-los.
Contudo, existem alguns documentos que não podem ser digitalizados, neste caso, siga as dicas dos próximos tópicos sobre como organizar arquivos físicos.
Centralize
O segredo da organização de documentos é a centralização.
A ideia é manter os documentos da sua empresa em um único local. Ou seja, se escolher guardar seus documentos apenas fisicamente, guarde-os em um local apropriado (como em um arquivo de aço).
A centralização facilita a organização de documentos para busca, pois todos saberão onde encontrá-los quando desejar.
Nota: sobre a guarda física, há várias opções disponíveis que vão de locais com controle de temperatura a contratar uma empresa especializada.
A escolha vai depender da importância do documento e do nível se segurança exigido.
Organize
A segunda ação mais importante é definir a técnica de arquivamento, ou seja, como você vai estruturar os documentos.
Por exemplo, você pode escolher organizar os documentos por nome, data, fornecedor, tipo (entre outras). O segredo aqui, é escolher um deles e mantê-lo como padrão, pois alterar a técnica usada dificultará a pesquisa e localização.
Use também pasta para documentos, isso ajuda na organização.
Por fim, observe se o documento é ativo ou inativo .
Por exemplo, documentos usados com frequência (ativo) devem ocupar o lugar com melhor acesso na sua sala, armário ou estante. Já documentos inativos são arquivos que só precisam ser guardados para cumprir normas internas ou leis.
Então, como não consultados com frequência, reserve um espaço apenas para esses arquivos.
Observe a tabela de temporalidade
Ok, você vai organizar documentos da sua empresa, mas como sabe por quanto tempo você deve guardar cada um deles?
Afinal, chegará um momento onde haverá tanto papel que você vai se perguntar se precisar realmente guardá-los.
Para isso, tenha em mãos a tabela de temporalidade. Esse documento te ajuda a entender por quanto tempo deve guardar cada tipo de documento – do financeiro ao RH.
Por exemplo, 5 anos é tempo Legal para guarda de notas fiscais (sabia disso?).
Já documentos como contrato de trabalho, holerites e férias você dever arquivar por 30 anos.
Documento digitalizado substitui o original?
Não vem de hoje a discussão sobre a validade legal de um documento digitalizado. Pois, no final das contas o documento digitalizado nada mais é que uma cópia da versão original.
Mas, se o digitalizado tivesse o mesmo valor da versão original, seria possível simplesmente descartá-lo após o processo de digitalização.
Para as empresas isso seria excelente, pois representaria a redução de custo de armazenamento, espaço e manutenção.
Imagina, por exemplo, uma empresa que produziu 5 mil documentos por mês nos últimos 10 anos? No final do período terá gerado mais de meio milhão de papel.
Soma-se a isso o custo de impressão, toner, armazenamento…
Seria um sonho economizar esse dinheiro, concorda?
Então, se eu te falasse que isso é possível?
Sim, desde a publicação da Lei da Liberdade Econômica (2019) as empresas podem realizar o processo de descarte após a digitalização. Mas para isso, é necessário cumprir alguns pré-requisitos como usar assinatura digital .
Ficou curioso? Saiba mais sobre neste artigo completo:
Lei da liberdade econômica: agora posso descartar documentos?
Conclusão
Organizar documentos corporativos é uma preocupação legítima de empresas preocupadas com o crescimento saudável do seu negócio.
Pois, como revelado neste texto, a desorganização de documentos é sinônimo de riscos financeiros, legais e operacionais.
Por isso, considere digitalizar a sua biblioteca de documentos.
Isso vai acelerar o processo e garantir a segurança e organização para sua empresa. E se quiser ir além, invista em um software profissional de gestão eletrônica de documentos.
Umas das grandes vantagens dessas plataformas é a capacidade de organizar e pesquisar documentos em poucos segundos usando celular ou computador.
Para entender melhor todos os benefícios de usar um sistema GED na sua empresa, confira este artigo:
Benefícios de uma gestão eletrônica de documentos
